Il servizio di archivio e protocollo
Il servizio di archivio e protocollo cura la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e dell’archivio della Direzione regionale. In particolare coordina l’insieme delle attività, realizzate anche mediante sistemi informativi, finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Ufficio, secondo quanto disposto dal Codice per i beni culturali (articoli 10, comma 2 lettera a; 21, comma 1, lettera d; 41 e 124) e dal Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (Decreto Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445).
Il servizio archivistico è stato riorganizzato nel 2009-2010 e dotato di idonee risorse strumentali e di personale, con l’obiettivo di incrementare l’efficacia dell’azione amministrativa, migliorare i servizi al pubblico e potenziare i supporti conoscitivi della Direzione.
L’archivio di deposito, ospitato in un locale di 53 mq con 440 metri lineari di scaffalature metalliche sistema compactus, riveste particolare rilievo anche esterno, essendovi conservati, tra l’altro, i decreti dirigenziali di dichiarazione d’interesse culturale per beni immobili e mobili. Al momento è in corso una profonda attività di revisione e riordino. I documenti sono consultabili per l’esercizio del diritto d’accesso previsto dalla legge 241/1990, quando ne ricorrano i presupposti, mentre la consultazione per ragioni di studio potrebbe essere consentita di volta in volta, compatibilmente con il riordino in corso e con le modalità della ricerca. Si ricorda che manca tuttora la disciplina specifica per la consultazione a scopi storici degli archivi correnti e di deposito dello Stato prevista dall’articolo 124 del Codice.
Lo scarto dei documenti negli archivi pubblici
Benché non rientri fra le competenze della Direzione regionale, si accenna in questa sede allo scarto di documenti negli archivi di uffici dello Stato e degli enti pubblici, atteso l’interesse generale dell’argomento.
Lo scarto – ma meglio sarebbe usare il termine selezione – di documenti è previsto dal Codice (art. 21 comma 1, lettera d; art. 41, comma 3) e rappresenta una delle più delicate attività afferenti alla tutela archivistica. Esso è finalizzato alla migliore preservazione dei documenti che sono stati selezionati per la conservazione permanente, eliminando masse documentarie non più necessarie per l’attività amministrativa e sovrabbondanti per la tradizione della memoria storica.
I presupposti per poter procedere alla scarto di documenti, che si realizza normalmente per serie archivistiche, sono:
1. che la serie archivistica da scartare sia compresa come tale nel piano di conservazione e che siano trascorsi i termini per poter procedere allo scarto;
2. che i documenti da scartare non possiedano più alcuna rilevanza sul piano amministrativo e giuridico, che si riferiscano a procedimenti conclusi e non più suscettibili di ulteriori interventi di ordine amministrativo o giurisdizionale;
3. che i documenti da scartare siano privi d’interesse ai fini della trasmissione della memoria storica e per la ricerca scientifica.
Recentemente la Direzione generale per gli archivi ha prescritto con proprie circolari (nn. 18, 27 e 33/2008; ma si veda anche la circolare n. 44/2005, relativa agli archivi degli istituti scolastici), inoltre che, per procedere allo scarto, occorre avere preliminarmente accertato che delle attività amministrative (o giudiziarie) documentate negli atti di cui si propone lo scarto rimanga comunque traccia essenziale in serie documentarie destinate alla conservazione permanente (ad esempio, a seconda dei casi: protocolli d’ufficio; registri ufficiali di contabilità; rubriche o schedari; banche dati elettroniche; statistiche periodiche; ecc.).
La procedura per lo scarto viene attivata negli uffici delle Stato dalle rispettive Commissioni di sorveglianza, che formulano la proposta da sottoporre all’approvazione ministeriale della Direzione generale per gli archivi, Servizio II.
Gli Enti pubblici regolano autonomamente le procedure per lo scarto, fatta salva l’approvazione definitiva, per la quale devono rivolgersi alla competente Soprintendenza archivistica.
La procedura semplificata di scarto di cui all’art. 7 del Decreto Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37, non può avere, al momento, attuazione pratica, non essendo state individuate da nessuna Amministrazione le categorie di documenti per cui la procedura sia ammessa.
Le commissioni di sorveglianza sugli archivi
Presso tutti gli uffici giudiziari e amministrativi dello Stato aventi competenza almeno provinciale sono istituite dalla legge Commissioni di sorveglianza sugli archivi (Codice, art. 41, comma 3). Ne fanno parte due rappresentanti del rispettivo ufficio, uno dell’Amministrazione archivistica e uno dell’Amministrazione civile dell’Interno.
Le Commissioni hanno il compito:
- di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito,
- di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti,
- di proporre gli scarti,
- di curare i versamenti di documenti ai competenti Archivi di Stato,
- di identificare gli atti di natura riservata.
Le Commissioni durano in carica tre anni. La loro nomina e attività sono regolate dal Decreto Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37, che all’articolo 5 attribuisce comunque la responsabilità “della conservazione e della corretta gestione degli archivi, nonché della regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari” ai rispettivi capi degli Uffici.